Untuk memenuhi amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan serta peraturan pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan serta peraturan perundangan yang berlaku di Lingkungan Kementerian Kesehatan. Poltekkes Banten melaksanakan kegiatan penyusutan arsip berupa pemusnahan arsip.
Kegiatan kali ini dilaksanakan pada tanggal 14 sd 16 November 2024 bertempat di Auditorium lantai IV gedung Direktorat Poltekkes Banten Jl. Syech Nawawi Al Bantani No 12 Cipocok Jaya kota Serang Banten.
Pada tahun 2024 ini Poltekkes Banten telah melaksanakan dua kali pemusnahan arsip dan tiga kali penilaian arsip usul musnah.
Adapun jumlah arsip yang dimusnahkan sebanyak 5095 ( Lima Ribu Sembilan Puluh Lima) berkas arsip yang ditetapkan dengan Keputusan Pelaksana Tugas Direktur Politeknik Kesehatan Kemenkes Banten Nomor AR.04.02/F.XXX/6063/2024 Tentang Pemusnahan 5095 (Lima Ribu Sembilan Puluh Lima) Berkas Arsip Pada Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Banten dengan berdasarkan pada Surat Persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor Surat Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor B- KN.00.01/384/2023 tanggal 11 Desember 2023 hal Persetujuan Pemusnahan Arsip.
Pemusnahan arsip ini dilaksanakan dengan cara pencacahan secara total sehingga tidak dapat dikenali fisik maupun isinya.
Karena pentingnya hal tersebut, dalam sambutannya plt Direktur Purbianto, S.Kp.M
Kep.Sp. KMB menyampaikan agar Poltekkes Banten dapat secara rutin melaksanakan pemusnahan arsip ini sehingga nilai kinerja kearsipannya makin meningkat.
Selain pemusnahan arsip, Banten juga melaksanakan penilaian arsip usul musnah terhadap 6.832 berkas, yang berasal dari Unit Pengolah Sub Bagian Administrasi Umum berupa arsip Keuangan dan Pengadaan sebanyak 4574, Arsip Sub Bagian Akademik sebanyak 116 Berkas, Arsip Jurusan Keperawatan sebanyak 242 berkas, arsip Jurusan Teknologi Laboratorium Medis sebanyak 193 berkas serta arsip Jurusan Kebidanan sebanyak 1687 berkas.
Sebelumnya telah dilaksanakan kegiatan prapenilaian arsip pada Hari Kamis, 7 November 2024 dipimpin oleh Kasubbag Adum, Tim Penilai Biro Umum Sekretariat Jenderal, Tim Penilai dari Direktorat Jenderal Tenaga Kesehatan serta Tim Penilai Poltekkes Kemenkes Banten. ( Tim Penilai terdiri atas Pimpinan UPT, Wadir II, Kasubbag Adum sebagai Ketua sekaligus Anggota Tim, Arsip Biro Umum Septa Purmsono dan Heri Kusuma, Penilai Arsip Direktorat Jenderal Tenaga Kesehatan Muhammad Sodikin, S.Ap dan Sifa Faiziah) Serta Tim Penilai Arsip dari Unit Kearsipan III/ Poltekkes Banten dari Unsur Satuan Pengawas Internal, Pimpinan Unit Pengolah (Kajur, Kasubbag Adak dan ADUM) serta arsiparis dan pengelola Arsip.
Pada kegiatan Pemusnahan dan Penilaian Arsip Tahun Aggaran 2024 ini dihadiri oleh Para Pejabat dan Pegawai di Lingkungan Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Banten, Tim Penilai Dari Biro Umum dan Sekretariat Jenderal Tenaga Kesehatan, Satuan Pengawas Internal serta peserta aktif dari BNN dan Laboratorium Kesehatan Provinsi Banten.
Dalam sambutan yang disampaikan oleh Muhammad Sodikin, S.Ap. sebagai perwakilan Tim Penilai Ditjen Nakes bahwa ke depan Dirjen Nakes juga akan menekankan Unit Kearsipan III di UPT akan didorong untuk Akreditasi seperti halnya unit Perpustakaan.
Sesuai dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2015 Tentang Pedoman Akreditasi Kearsipan.
Akreditasi Kearsipan sendiri adalah kegiatan penilaian mutu dan kelayakan terhadap lembaga kearsipan, unit kearsipan, lembaga penyelenggara jasa kearsipan serta lembaga penyelenggara pendidikan dan pelatihan kearsipan.
Dalam pelaksanaan Akreditasi Kearsipan, Peserta Akreditasi Kearsipan harus memenuhi antara lain: a. syarat administratif; dan b. syarat teknis.
bagi Unit Kearsipan,
Aspek Akreditasi Lembaga Kearsipan meliputi: a. penyelenggaraan kearsipan; dan b. sumber daya kearsipan. (2) Penyelenggaraan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a meliputi penilaian terhadap: a. kebijakan kearsipan; b. pembinaan kearsipan; dan c. pengelolaan arsip.
Sumber daya kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b meliputi penilaian terhadap: a. sumber daya manusia kearsipan; b. prasarana dan sarana kearsipan; dan c. organisasi kearsipan.
Semoga di tahun tahun mendatang, Unit Kearsipan Poltekkes Banten memiliki langkah dan kesempatan untuk meraih akreditasi arsip tersebut demi kemajuan dan kebanggan kita bersama.
(humas_unitarsip_2024)
